Инвентаризация в iiko: полное руководство по проведению, настройке и работе с расхождениями

Расхождения между остатками и фактическим количеством товара на складе — одна из самых частых проблем ресторанов, кафе и служб доставок. Причины могут быть разными: пересорт при приёмке, естественная убыль, ошибки списания по ТТК, а иногда и банальные кражи. Без регулярной инвентаризации расхождения накапливаются незаметно и превращаются в реальные финансовые потери — иногда счёт идёт на сотни тысяч рублей в год.

Инвентаризация — способ сверить то, что «должно быть по документам», с тем, что реально лежит на складе, в холодильнике или на баре. И чем чаще и точнее она проводится, тем быстрее заведение видит проблемные зоны: конкретный склад, конкретную позицию, конкретного ответственного. Мы разберём и инвентаризацию в ресторане iiko, и инвентаризацию в кафе iiko — с поправкой на масштаб и особенности каждого формата.

Из этого материала вы узнаете:

• какие есть способы провести инвентаризацию в iiko — от классического ручного до нового мобильного приложения;
• как подготовиться к инвентаризации и не запутаться в зонах хранения;
• пошаговый алгоритм — от создания документа до его проведения в системе;
• что делать с найденными излишками и недостачами;
• как инвентаризация связана с маркировкой и ЕГАИС;
• на что обратить внимание, если у вас несколько точек или сетевой формат.

Кому будет полезен материал?

Управляющим ресторанов и кафе, шеф-поварам, кладовщикам, бухгалтерам общепита, а также владельцам бизнеса, которые хотят понять, как считать инвентаризацию в iiko и на каком из четырёх способов остановиться.

4 способа провести инвентаризацию в iiko

Система iiko предлагает несколько вариантов проведения — от полностью ручного до мобильного, с автоматическим переносом данных.

iikoOffice — классический способ

Инвентаризация iikoOffice — это работа с документами на компьютере. Ответственный сотрудник (обычно кладовщик или бухгалтер) вручную вносит фактические остатки в документ инвентаризации в офисной части программы из ранее заполненного бланка.
Это самый привычный и понятный способ для тех, кто давно работает с iiko, но и самый трудозатратный: подсчитанные на бумаге позиции нужно вручную перенести в систему, что занимает время и увеличивает риск опечаток.

iiko Front — на POS-терминале

Инвентаризация iikoFront проводится прямо на терминале — том самом экране, с которым работают повара и бармены.
К кассе подключаются весы и сканер штрихкодов, сотрудник может сразу взвесить и отсканировать товар, не отходя от рабочего места.
Такой формат особенно популярен на баре, где важно быстро посчитать остатки алкоголя и ингредиентов для коктейлей без отрыва от смены.

iikoWeb — через веб-интерфейс

iikoWeb инвентаризация — более продвинутый вариант: подсчёт остатков можно вести прямо с телефона или планшета через браузер.
Такую инвентаризацию удобно настроить в виде автоматического процесса по расписанию — система сама создаст документ в нужный день и разошлёт ссылки ответственным сотрудникам.
Учёт можно вести как по товарам и заготовкам, так и по готовым блюдам, а также запускать инвентаризации вручную — например, чтобы пересчитать только те позиции, по которым были движения, и не тратить время на остальные.

iikoInventory

Мобильная инвентаризация iiko вышла на новый уровень с приложением iikoInventory — отдельным мобильным клиентом для подсчёта остатков, без необходимости заходить в веб-интерфейс через браузер. 

Из практических преимуществ:

• встроенный сканер — штрихкоды считываются камерой телефона, дополнительное оборудование не нужно;
• автоподстановка веса — для весовых товаров вес считывается прямо из штрихкода;
• фотографии номенклатуры — карточки товаров в iikoWeb подгружаются с изображениями, что упрощает идентификацию позиций на складе;
• стабильная работа офлайн — приложение позволяет работать без повторного входа в систему до двух недель;
• контроль процесса в реальном времени — видно, сколько позиций осталось посчитать;
• переключение между заведениями — удобно для сетей с несколькими точками;
• настройка допустимых расхождений — задаётся заранее в iikoWeb, чтобы мелкие отклонения не отвлекали от действительно проблемных позиций.

По сути, iikoInventory берёт логику мобильной инвентаризации iikoWeb и упаковывает её в отдельное, более быстрое и стабильное приложение, ориентированное именно на процесс подсчёта, а не на администрирование системы.

Сравнительная таблица 4 способов

Подготовка к инвентаризации

Прежде чем запускать подсчёт, стоит навести порядок в трёх вещах:

1. Зоны хранения. Разделите склад на логичные зоны — барная стойка, склад бара, холодный и горячий цех, склад кухни и так далее. Инвентаризация по зонам iiko позволяет пересчитывать каждую зону отдельной вкладкой, поэтому чем точнее разбивка, тем проще потом искать источник расхождения.
2. Ответственные и права доступа. На каждую зону стоит назначить сотрудника, который будет её пересчитывать, и настроить права доступа — кто может создавать документы (или процессы), а кто только вносить фактические остатки.
3. Расписание. Для регулярных проверок (например, ежедневных для бара и еженедельных для склада) удобнее настроить процесс инвентаризации по расписанию в iikoWeb — система сама создаст документ и уведомит ответственных.
   

Пошаговая инструкция проведения

1. Система (или ответственный сотрудник) создаёт документ инвентаризации (или процесс) на нужную дату для конкретного склада или зоны.
2. Ответственные сотрудники получают уведомление со ссылкой на инвентаризацию и активируют документ.
3. Сотрудник пересчитывает фактические остатки — вручную, через сканер на кассовом терминале или в мобильном приложении.
4. Система сверяет введённые данные с книжными остатками и автоматически показывает расхождения.
5. Ответственный или бухгалтер проверяет обнаруженные излишки и недостачи, при необходимости дает задание на повторный пересчет спорных позиций.
6. Документ инвентаризации проводится в системе — остатки на складе обновляются, формируется сличительная ведомость — электронный отчёт по результатам инвентаризации, по сути бланк инвентаризации iiko, который можно распечатать или выгрузить для бухгалтерии.

На один склад за день можно создавать несколько документов инвентаризации — например, отдельно по алкоголю и отдельно по продуктам питания.

Работа с расхождениями

После подсчёта система показывает разницу между книжными и фактическими остатками — излишки (когда по факту товара больше, чем должно быть) и недостачи (когда меньше). Частая причина расхождений — пересорт: когда один товар по ошибке списали или оприходовали как другой аналогичный.

Что стоит сделать при обнаружении расхождений:

• проверить корректность ТТК (технико-технологических карт) — иногда причина в неверных нормах списания;
• сверить последние приёмки, списания и перемещения товара между складами;
• задать в системе процент допустимых расхождений, чтобы не тратить время на незначительные отклонения, а фокусироваться на крупных;
• зафиксировать результат актом инвентаризации и, при необходимости, начислением штрафа, если расхождение существенное и требует материальной ответственности.

Регулярный анализ причин расхождений — то, что со временем снижает процент недостач и помогает выстроить более дисциплинированную работу склада.

iikoInventory — новое мобильное приложение

Если ваша команда уже привыкла считать остатки через iikoWeb с телефона, переход на iikoInventory — логичный следующий шаг: то же удобство мобильного подсчёта, но в отдельном приложении, заточенном именно под инвентаризацию, со стабильной офлайн-работой и встроенным сканером без внешнего оборудования. Особенно ощутимо это на больших складах, где инвентаризация занимает не пять минут, а несколько часов и важно, чтобы приложение не «вылетало» и не требовало повторного входа.

Кейс из практики

Рассказывает Юлия Морозова, консультант отдела обучения и развития iiko Service, 12+ лет в HoReCa
«К нам обратился управляющий сетью из пяти столовых с производством. Несмотря на стабильную работу, заведения практически перестали приносить прибыль — при этом руководство было уверено, что с учётом всё в порядке: работали три бухгалтера-калькулятора и один главный бухгалтер, документы оформлялись вовремя.

При разборе процессов выяснилось, что учёт велся с серьёзными ошибками: регулярные инвентаризации не проводились, отсутствовал контроль перемещений между складами, были неточности в технологических картах, обнаружились ошибки при списаниях. Бонусом ко всему этому вскрылись злоупотребления со стороны отдельных сотрудников.

В процессе наведения порядка мы нашли расхождения на сумму около 1,5 миллиона рублей — неучтённые списания, излишки и ошибки в учёте. Только после полной инвентаризации удалось выровнять остатки, рассчитать корректную себестоимость и восстановить достоверный товарный учёт. В результате сеть начала возвращаться к прибыльной работе, а сотрудники, причастные к злоупотреблениям, самостоятельно покинули компанию.

Этот пример показывает: регулярный товарный учёт и инвентаризация — не формальность, а инструмент, который позволяет вовремя находить потери и принимать управленческие решения».