Искусственный интеллект в iiko: какие задачи решает и как использовать в ресторане

Сколько продуктов заказать к выходным? Какие блюда приготовить к обеду? Как изменилась выручка за неделю? Ответы на эти вопросы нужны управляющему регулярно. Искусственный интеллект в ресторане уже помогает их находить: в iiko есть ИИ-ассистент, прогноз продаж и инструменты расчета закупок и подготовки кухни.

В статье разберем актуальные возможности iiko: что уже работает, какие действия остаются за сотрудниками и что настроить, чтобы расчеты приносили пользу заведению.

Чем ИИ отличается от обычной автоматизации

Автоматизация процессов в заведении связывает повседневные операции: касса регистрирует продажи, складской учет отражает движение продуктов, отчеты собирают показатели. Многие из них идут по заранее сформированному алгоритму — например, количество списываемых ингредиентов рассчитывается по технологической карте. ИИ помогает в других задачах — отвечает на вопросы сотрудника, анализирует данные и рассчитывает ожидаемый спрос.

ИИ в ресторане на iiko можно использовать по двум сценариям:

Первый — по запросу: сотрудник формулирует запрос ИИ-ассистенту и получает ответ по данным заведения.

Второй — фоновый: прогноз продаж пересчитывается автоматически в начале каждой недели, а его результат подхватывают расчет закупок и план на кухню. Сотрудник настраивает процесс, проверяет результат и при необходимости вносит корректировки.

«Умный ресторан» работает, когда вся цепочка замкнута. Прогнозирование и планирование ресурсов дают цифры, а управляющий принимает решение на их основе: что заказать, сколько подготовить, на что посмотреть внимательнее.

«ИИ-ассистент iiko» помогает разбираться в показателях

В iiko искусственный интеллект помогает анализировать показатели ресторана через ИИ-ассистента в веб-офисе. Спросите его про выручку, чеки и средний чек, про заказы и отмены, топы и категории блюд, маржинальность блюд, способы оплаты, типы обслуживания, выработку сотрудников, загрузку зала, ABC/XYZ. Ответ придёт текстом, таблицей, диаграммой или карточками показателей. Вопрос можно уточнять прямо в диалоге, а к сохраненным обсуждениям возвращаться. Для сети доступен выбор ресторана, по которому нужна аналитика.

Чем конкретнее вопрос, тем полезнее ответ. Чтобы уточнить запрос, укажите четыре параметра:

• период;
• показатель;
• объект анализа;
• задачу.

Например: «Сопоставь выручку кафе за первую и вторую недели августа и покажи изменение в процентах».
Дальше — обычная управленческая работа. Проверьте, тот ли период и то ли заведение попали в расчет. Если результат вызывает сомнение, сверьте его с исходным отчетом вручную. Ассистент покажет отклонение, но что за ним стоит и что с этим делать — решает сотрудник.

Так ИИ для ресторанного бизнеса встраивается в рутину и экономит время команды. Вместо того чтобы открывать один отчет за другим, спросите ассистента и разбирайтесь уже с конкретными показателями.

«Прогноз» помогает подготовиться к спросу

Приложение «Прогноз» в iiko отвечает на три вопроса сразу: 

• какой будет выручка, сколько ожидается чеков и каким будет средний чек;
• к какому спросу готовиться — ожидаемые продажи по блюдам;
• сколько продуктов потребуется — ожидаемый расход ингредиентов.

Одни и те же цифры работают на финансовое планирование, подготовку кухни и заказ ингредиентов.

Прогнозирование продаж приносит пользу, когда точный расчет становится основой для действий: заказа поставщику, плана заготовок или расписания смен.

Как рассчитывается и корректируется прогноз

Прогноз выручки строится на три недели вперед и обновляется в начале каждой недели. Горизонт при желании можно изменить. 

Еще один параметр — глубина истории продаж, максимум шесть недель. При изменении меню, цен или формата работы проверьте, насколько выбранный период отражает текущую работу заведения. Результат оценивайте по отклонениям прогноза от фактических продаж.

Прогноз можно править вручную. Планируете акцию или ждете необычную загрузку — внесите поправку сами, для повторяющихся событий задайте коэффициенты. По умолчанию правится только будущая неделя, редактирование текущей включается отдельно.

На экране также отображается прогноз погоды. Управляющий может использовать его, чтобы решить, нужно ли скорректировать прогноз выручки.

Что дает детализация по блюдам

В разделе «Структура продаж» прогноз разбит по позициям меню и группам. Здесь можно посмотреть ожидаемые продажи по часам по каждому блюду. Система сохраняет исходный прогноз и вариант с ручными корректировками, позволяя сопоставить их. Чтобы оценить, какой оказался точнее, сравните оба с фактическими продажами за тот же период.

Например, команда готовит ресторан к пятнице. Прогноз выручки помогает оценить ожидаемый объем продаж, а кухне важно понимать, какие блюда и в какое время могут заказывать гости. Откройте разбивку по позициям и сопоставьте ожидаемый спрос с планом заготовок — так можно заметить, каких позиций может не хватить. Дальше ваши поправки: если знаете о бронировании на двадцать человек, скорректируйте ожидаемый спрос. А объем подготовки новой позиции, по которой еще нет истории продаж, оцените отдельно.

Как прогноз превращается в закупку

Закупка начинается с простого вопроса: сколько продуктов понадобится до следующей поставки. iiko считает потребность сама — рассчитывает ожидаемый расход, вычитает остаток к началу дня поставки и, если так настроено, учитывает товары в пути.

Пример: на основе истории продаж система прогнозирует, какие блюда будут заказывать гости, и рассчитывает, что между ближайшей и следующей поставками потребуется 30 кг продукта. Именно в прогнозировании спроса применяется ИИ. Дальше расчет закупки учитывает запасы: если к началу дня ближайшей поставки останется 5 кг, а других учитываемых поступлений и дополнительных корректировок нет, нужно заказать 25 кг. Итоговое количество зависит от настроек процесса закупки.

Поэтому в закупке по прогнозу учитываем три величины: 

• прогнозируемую потребность;
• рекомендуемое количество с учетом запасов и учитываемых поступлений;
• количество в заказе — рекомендуемое количество с учетом настроек процесса закупки.

Что можно выполнять автоматически

Заказ может уйти поставщику сам: по расписанию, без участия сотрудника. Для этого стоит один раз настроить, что заказываем, когда, в каком количестве и кто это подтверждает. Дальше система работает по графику.

Полная автоматика подойдет не всем. Можно включить обязательное подтверждение перед отправкой. Тогда ответственный сотрудник должен проверить и подтвердить заказ до установленного срока, иначе заказ будет отменен. Дополнительно можно настроить согласование менеджером или руководителем для заказов, сумма которых равна заданному порогу или превышает его.

Отдельно проверьте, как определяется количество товаров в заказе. В настройках доступны шесть вариантов: «Использовать прогноз», «Количество по дням недели», «Не предлагать количество» — для ручного ввода, «По последнему заказу», «До максимума» и «Прогноз на несколько дней». Автоматическое заполнение не всегда связано с прогнозированием спроса: например, вариант «По последнему заказу» подставляет прошлое количество, а «До максимума» — заданное в списке товаров значение без учета складских остатков.

Чтобы считать по прогнозу, нужна история продаж минимум за две недели. Это порог запуска, а не гарантия: дальше на рекомендации влияют стабильность меню и качество учета. Пересматривайте их после смены меню, акций и изменений в графике работы.

Хотите настроить закупки по прогнозу в iiko?

Оставьте заявку — специалисты iiko Service уточнят задачи вашего заведения, проверят доступность функций в вашей конфигурации и помогут разобраться с подключением и настройкой.

«План на кухню» помогает рассчитать подготовку

Приложение «План на кухню» собирает из прогноза задачи для кухни: что разморозить, что заготовить, сколько блюд подготовить к продаже. Необходимое количество каждой позиции рассчитывается на основе истории продаж за последние шесть недель с детализацией по 15-минутным интервалам.

Работа делится на стадии — например, разморозка, полуфабрикаты, финальная сборка. Для каждой сотрудник задает товары и время. Стадию можно поставить до открытия, привязать к часам или вынести на вечер, чтобы заготовки ушли на завтра.

У автоматического расчета есть ограничения: 

• Блюда, которые продавались за анализируемый период три раза или реже, не включаются в автоматический расчет: данных недостаточно.
• При регулярно меняющемся составе бизнес-ланча система не сможет корректно рассчитать план на основе прошлых продаж. Необходимые количества нужно указать вручную.

Приложение отвечает за объем подготовки. Что происходит с заказами в течение смены и почему они встают на раздаче — это уже разбор процессов кухни, отдельная тема.

Как «Прогноз» помогает составлять расписание смен

В разделе «Расписание» менеджер назначает смены и видит фактические явки. Для будущих дней система показывает прогнозную выручку и затраты на запланированные смены, для прошедших — фактическую выручку и затраты по данным о явках. Это помогает оценить долю затрат на персонал в выручке.

Например, перед выходными управляющий может сопоставить ожидаемые продажи, состав запланированных смен и затраты на персонал. Дальше — обычная работа со сменой. Управляющий решает, кто нужен в часы пик, сколько времени потребуется на подготовку и кто может выйти позже.

ИИ в контроле стандартов: приложение CheckOffice

Дополнить работу с iiko можно отдельным приложением CheckOffice из магазина приложений. Его ИИ-помощник создает чек-листы по процессам работы ресторана и формирует сводки по отчетам.

Можно не начинать с чистого листа — в библиотеке приложения больше тысячи бесплатных уже готовых чек-листов. Выбирайте подходящий и правьте под себя. 

Дальше проверки живут по календарю с дедлайнами, а найденные нарушения автоматически превращаются в задачи на исправление. Это полезно, если проверки в заведении проводятся регулярно на бумаге или в заметках. Составление списка вручную — как раз та работа, которую можно отдать.

Автоматизация ресторана iiko: что настроить перед работой с ИИ

Искусственный интеллект для ресторанов полезен, когда его выводы опираются на точные данные. 

Подготовка к работе зависит от задач: 

• для вопросов о продажах нужны корректные показатели продаж;
• для закупок — настроенные товарные процессы;
• для производства — стадии и рецептуры.

Важно понимать, что, например, ошибочный остаток на складе приведет к неверной рекомендации: автоматический расчет не исправляет исходные данные. 

Поэтому перед запуском надо разобраться с тремя вещами:

• Данные — учет, номенклатура, техкарты. Из них берется все остальное.
• Процессы — поставщики, товарные списки, стадии подготовки. Они определяют, как расчет будет использоваться в работе.
• Люди — кто смотрит прогноз, кто корректирует план заготовок, кто подтверждает заказ.

Также проверьте, какие функции у вас подключены. Набор доступных функций зависит от тарифа, и комплектация у каждого заведения своя. Актуальный состав вашего решения подскажет персональный менеджер iiko или поддержка.

Разберем шаги подробнее 

Проверить данные  

Начните со склада. Проверьте единицы измерения и фасовки, состав техкарт, движение продуктов. Ошибка здесь дойдет до рекомендации: указали фасовку в граммах вместо килограммов — получите заказ не того порядка.

Дальше решите, откуда система берет расход ингредиентов. Вариантов два: по техкартам или по фактическим списаниям. Выбор зависит от организации учета в вашем заведении. Отдельно настраиваются исключения, чтобы в расчет не попадали, например, документы инвентаризации.

Проверить процессы

Для закупок проверьте поставщиков, состав заказываемых товаров, расписание и правила подтверждения заказа. 

Для плана кухни — стадии подготовки, товары для каждой стадии и время выполнения работ.

Назначить ответственных

Для каждого процесса определите ответственного, срок проверки расчета и порядок действий при отклонениях. 

Например, кто проверит предложенный заказ до отправки поставщику, с кем согласует изменение количества и кто подменит его в выходной. Это помогает избежать ситуаций, когда несколько сотрудников независимо меняют один расчет или каждый рассчитывает, что его проверит коллега. Ответственный должен понимать, какие решения он принимает сам, а какие согласует с руководителем.

Проверить работу на одном процессе

Не запускайте все сразу. Возьмите один процесс — например, закупку по одной группе товаров — и несколько недель смотрите, что рекомендовала система и что получилось. Сравнивайте не только прогноз с фактом. Смотрите шире: хватало ли продуктов, что стало со списаниями, сколько времени уходит на подготовку заказа поставщику.

Фиксируйте, что меняли в заведении за эти недели: меню, цены, акции, график работы. Без этого через месяц не разберетесь, прогноз стал точнее или сказались сезонные перемены.

Нужна помощь с запуском ИИ-инструментов в вашем ресторане?

Команда iiko Service поможет проверить готовность учета и настроек, выбрать процесс для старта и обучить сотрудников работе с расчетами. Оставьте заявку — обсудим, с чего начать в вашем заведении.

Где остаются ограничения и ответственность человека

Что важно знать заранее: метрики для прогноза считаются каждый день по данным на текущий момент. Если вы поправите документы за прошедший период — кассовые смены, приходные и расходные накладные, явки сотрудников, — в расчет прогноза эти правки уже не попадут. Поэтому вести учет вовремя необходимо с самого начала, пока копится история.

Управляющий знает обстоятельства, которые могут не отражаться в истории продаж: закрытие части зала на ремонт, изменение меню, особые условия банкета. Если они не учтены в данных и настройках, прогноз может не отражать их влияние. Такие обстоятельства нужно учитывать при проверке и корректировке расчета.

С ассистентом то же самое: он отвечает ровно на то, что у него спросили. Размытый вопрос даст размытый ответ. Перед серьезным решением, которое может повлиять на работу заведения, цифру стоит перепроверить в отчете.

Аналитика ресторана показывает, где что-то пошло не так. Почему — выясняет сотрудник: смотрит документы, разговаривает с персоналом, наблюдает за работой на месте. Ответственность за сервис, команду, цены и развитие бизнеса остается за человеком.

Как будут развиваться ИИ-инструменты iiko

ИИ-инструменты уже помогают в управлении рестораном: ассистент упрощает анализ данных, а прогноз используется при подготовке закупок, заготовок и расписания смен. Практическая задача — сделать эти расчеты частью ежедневной работы команды.

Еще одно направление — работа с гостями. CRM ресторана и программа лояльности помогают работать с гостевой базой; персонализация предложений — один из сценариев такой работы. В приложении «Лояльность и маркетинг» скоро появится ИИ-маркетолог.

Обсуждая будущее ресторанного бизнеса, стоит оценивать новые технологии для ресторанов по тому, какую задачу они решают и как меняют работу сотрудников.

Цифровизация общепита приносит пользу, когда управляющий состав понимает, как использовать результаты системы в конкретной ситуации: открыть прогноз продаж перед составлением расписания, сопоставить ожидаемый спрос с планом заготовок или проверить количество товаров в предложенном заказе. Для каждого расчета должно быть понятно, какие данные нужно проверить и какое решение принять на их основе.